Warum ist die Pflege Ihrer Kundendaten so wichtig?

Welches Projekt? Was ist bekannt? Kunde Frage ruft an und hat nun konkrete Informationen zum besprochenen Projekt. Es drängt. Doch Frau Notwendig findet keinerlei Informationen. 

Seit langer Zeit kümmert sich Herr Merke um die Kunden des Unternehmens Nutzvoll. Plötzlich und unerwartet fällt er aus, vermutlich für mindestens 5 Wochen. Frau Notwendig springt kurzfristig ein und übernimmt die Aufgaben von Herrn Merke. Doch im internen System findet sie nichts. Sie nimmt – nochmals – alle Informationen von Kunde Frage auf und kümmert sich um die notwendigen Zuarbeiten, die er nun noch benötigt. Gerettet! 

Viele Konversationen und Termine im Kopf aufbewahren, das geht! Aber bis zu welchem Punkt? Häufig erleben wir, dass wertvolle Kundeninformationen, wie zum Beispiel Informationen aus Telefonaten, Terminen oder E-Mails nicht zentral erfasst werden. Verteilt in verschiedenen Systemen, Ordnern oder in den Köpfen, gehen im Unternehmensalltag viele wichtige Daten verloren. 

Doch welche Vorteile hat eine Kundendatenbank?

  • In der Kundenhistorie sind Ihre Informationen über eine Konversation dauerhaft dokumentiert. 
  • Alle Mitarbeiter haben Zugriff auf Kundendaten und sind auf demselben Stand, auch wenn ein Kollege plötzlich ausfällt. 
  • Ihre Arbeit wird produktiver und schneller.

Warum ist die Pflege so wichtig? 

Sie verlieren keine relevanten Informationen und unterstützen eine stabile Kundenbeziehung; allerdings nur, wenn Sie Ihre Datenbank regelmäßig pflegen! 

  • Halten Sie Ihre Daten so vollständig wie möglich.
  • Fügen Sie neue Informationen oder aktualisierte Daten sofort zu Ihrer Datenbank hinzu. 
  • Achten Sie darauf, dass alle Mitarbeiter ihre Kontakte einpflegen.
  • Nutzen Sie Ihre Datenbank, um Ihre Beziehungen zu pflegen. Durch automatisierte Geburtstags-Mailings bleiben Sie in Kontakt und erhalten die Aufmerksamkeit Ihrer Kontakte.
  • Legen Sie sich regelmäßig Wiedervorlagen, damit kein Kunde vergessen wird. 

Wie und wann? 

Wie kann eine Dokumentation erfolgen und zu welchem Zeitpunkt? Hierzu eine Beispiel:

Heute wollen Sie mindestens 5 Kunden ansprechen. Für  fünf Kunden brauchen Sie etwa 60 Minuten, denn Sie sollten sich für jedes Telefonat richtig vorbereiten. Was gehört zu einer guten Vorbereitung? Richtig! Die Kundendaten in der Datenbank. Im besten Fall haben Sie und Ihre Kollegen/Mitarbeiter alle notwendigen Informationen notiert. So finden Sie schnelle Anbindung zum bevorstehenden Telefonat. Perfekt, Sie kennen nun den Gesprächsinhalt und können zielgenau Ihr Telefonat führen.

WICHTIG:

  • Pflegen Sie nach dem Telefonat die Kundendatenbank, indem Sie alle wichtigen und relevante Gesprächsnotizen hinzufügen.
  • Hinterlegen Sie nach einem Kundentermin alle gesammelten Informationen.
  • Planen Sie Ihre nächsten Schritte: gibt es Termine, die Sie vorbereiten können? Was ist Ihre nächste Aktion, um mit Ihrem Kunden wieder in Kontakt zu kommen? 
  • In Ihrem Unternehmen wird viel per E-Mail kommuniziert? Auch dann ist eine Pflege wichtig. Notieren Sie stichpunktartig in der Kundendatenbank wichtige Gesprächsverläufe. 

Inzwischen gibt es zahlreiche Systeme, die Ihnen helfen, Ihnen Arbeit abnehmen und automatisiert, z.B. über die hinterlegte Email-Adresse, Gesprächsverläufe dokumentieren. Unsere Empfehlung aus unserem eigenen Tun: suchen Sie sich einen Partner, der Sie vertrauensvoll in der Auswahl begleitet. 

Was bringt Ihnen Dokumentation & Co.? Effizientere Gespräche dank gewissenhafter Pflege Ihrer Daten(bank), die – richtig – mit ein wenig Aufwand verbunden ist. 

Und, ist es nicht so, dass Sie auch eher bei Lieferanten kaufen, die Ihnen ein gutes Gefühl vermitteln und auch die Informationen zwischen den Zeilen aufgenommen haben? Lassen Sie mich wissen, wie Sie darüber denken. Ich freue mich über Ihre Nachricht: punktgenau(at)dauerkunden.de

Bis dahin, bleiben Sie gewissenhaft und aktiv.

Ihre
Nancy Bornschein